Werken in de haven en industrie.

Functieomschrijving

In de functie van Financieel Administratief Medewerker op de Disbursement Accounts afdeling ben je verantwoordelijk voor het ‘afrekenen’ van alle gemaakte kosten die een schip maakt als hij in de haven aankomt.

Wie je bent:

Je hebt kennis van en/of affiniteit met de scheepvaart en voelt je thuis in een internationale organisatie, waar een informele werksfeer heerst. Je hebt graag je eigen verantwoordelijkheid. In deze functie is het van belang dat je cijfermatig inzicht hebt en gestructureerd werkt. Je kunt je eenvoudig aanpassen aan veranderende omstandigheden, werkzaamheden of mensen met wie je moet schakelen en/of afstemmen. Je beschikt bovendien over een klantgerichte instelling.

Wat je gaat doen:

In deze functie ben je verantwoordelijk voor een nauwkeurige financiële afhandeling van de scheepsdossiers en het tijdig opmaken van scheepsrekeningen t.b.v. een of meerdere internationale opdrachtgevers. Je verzamelt en controleert alle kosten die gemaakt zijn tijdens een port call aan de hand van tarieven en tariefafspraken met opdrachtgevers. Je zorgt voor een efficiënte afhandeling van een scheepsdossier en een tijdige opmaak van de scheepsrekening. Je hebt dagelijks contact met collega’s van diverse afdelingen, leveranciers en principalen en om een optimale service te bieden. Samen met je collega's maak je afspraken over een effectieve uitvoering van de werkzaamheden en bepaal je gezamenlijk de prioriteiten. Je wacht niet af, stelt vragen en anticipeert tijdig op problemen die worden gesignaleerd en zoekt naar (betere) alternatieven om een constante kwaliteit van de dienstverlening te behalen en te verbeteren. Een doeltreffende mondelinge communicatie en goede informatie overdracht is essentieel.

De afdeling Disbursement bestaat uit 4 administrators DA. Het team rapporteert aan de Manager Disbursement Accounts. Je directe collega’s hebben jarenlange ervaring binnen de maritieme industrie in een internationale context. Zij zullen jou ook wegwijs maken binnen deze functie.

Verder bestaat jou takenpakket uit: 

• Zelfstandig opmaken en tijdig versturen van correcte scheepsrekeningen;
• Controleren van ‘agency fee’ en andere kosten op juistheid;
• Coderen, boeken en archiveren van facturen;
• Scheepsrekeningen overzetten naar IT klantsystemen;
• Beantwoorden van vragen van principalen t.a.v. gemaakte scheepsrekeningen;
• Signaleren van verschillen en herstellen van fouten;
• Controleren van crediteurennota’s en scheepsrekeningen van andere agenten/cargadoors op
• juistheid, achterhalen van onvolkomenheden, herstellen van fouten.

Wat bieden wij jou: 

• Een veelzijdige en zelfstandige functie binnen een van de grootste en meest innovatieve maritieme bedrijven ter wereld;
• Een uitzendcontract met uitzicht op overname door de opdrachtgever;
• Een goed salaris afhankelijk van leeftijd en/of werkervaring, winstdelingsregeling + 8,33 % vakantiegeld;
• Laptop;
• Je neemt deel aan onze pensioenregeling met uitstekende voorwaarden;
• Een uitgebreid interne Ships Agency Academy inwerkprogramma, zodat je gedegen jouw rol kan uitvoeren binnen onze organisatie;
• Een modern kantoor met uitstekende faciliteiten zoals een bedrijfskantine, eigen fitnessruimte en hoogwaardige IT hard- en software zoals, Office-365 en volledige integratie van MS